Hoe schrijf jij een geslaagde out of office?

Hoe schrijf jij een geslaagde out of office?

Sta jij klaar om op vakantie te vertrekken? Dan is het tijd om je out of office in te stellen. Veel werknemers zijn daar tegenwoordig heel origineel in geworden. Toch is het best belangrijk om even stil te staan bij jouw out of office bericht. Niet iedereen apprecieert zomaar bizarre of ongewone aankondigingen over jouw vakantie. Maar wat moet er nu zeker in een out of office staan? 

In dit artikel geven we enkele tips met je mee: 

1. Waarom ben je er even niet en voor hoelang? 

Geef aan waarom je enkele dagen/ weken/ maanden afwezig bent, maar ga daarin niet te ver. Een beschrijving van heel je reisroute is too much information. 

Laat bovendien je huidige of potentiële klanten ook weten hoe lang je afwezig zal zijn. Dit maakt voor je klant een groot verschil. 

 2.Verleen service en alternatieven

Jouw klanten kunnen een dringende vraag hebben die niet kan wachten tot na jouw afwezigheid. Geef dan ook aan naar wie de klant zich tijdens jouw afwezigheid kan wenden. Probeer hierbij duidelijk te zijn en zo positief mogelijk. 

Tip: "Voor dringende vragen neemt u contact op met collega X" schrikt je lezer vaak af. Hij of zij zal dit lezen als "Collega X heeft het waarschijnlijk al druk genoeg". Schrijf liever: "Collega X of afdeling Y helpt u tijdens mijn afwezigheid graag verder". Verwijs je naar een collega, zet daar dan een naam bij en een rechtstreeks telefoonnummer of e-mailadres.

3. Ben je helemaal out of office? 

Tegenwoordig kun je je e-mail overal lezen, ook op vakantie. Sommige mensen gaan er dan ook vanuit dat je dat sowieso doet en bij dringende zaken toch zal antwoorden. Als je van plan bent echt even afstand te nemen van je mailbox (de beste tip van allemaal), zet dit dan duidelijk in je bericht. 

4. Maak je out of office persoonlijk

Een droge out of office is informatief en zeer nuttig, maar een persoonlijke out of office maakt het net iets leuker om te lezen. Denk hierbij aan het vermelden van de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of een persoonlijke afsluiting. Humor mag. Wat voor tintje je exact toevoegt aan je out of office bericht, kun je zelf het beste bepalen. Jij weet immers wie je doelgroep is en wat past bij het bedrijf. 

5. Stel je out of office een dag van tevoren in 

Het is half vijf en je staat klaar om naar huis te vertrekken. Je bureau is opgeruimd en je collega’s ingelicht. En dan moet je nog snel snel je out of office instellen. Op zulke momenten ontbreekt de tijd, de inspiratie en/of het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een goede out of office-tekst. Stel daarom je out of office al een dag van te voren in.

Zo weten jouw klanten ook dat je die laatste dag vooral zaken afhandelt en zijn ze al ingelicht. Je kan je out of office, best ook een dagje langer laten opstaan. Zo weet iedereen dat je die dag net terug bent en nog niet onmiddellijk zal antwoorden op nieuwe mailtjes.